班主任是学校里最忙的教职工，随着信息技术的飞速发展，班主任电脑上储存的资料越来越多，很多班主任因为系统崩溃或更换电脑而弄得焦头烂额。如何分门别类地备份资料，以及如何快速地查找这些资料，是班主任必须掌握的技巧。

用大容量的移动硬盘来备份资料，储存起来当然很方便，但是移动硬盘毕竟不便随身携带，笔者主要用钉钉群、腾讯微云网盘和搜狗输入法来备份资料。纵使自己“云游四方”，也能将各种资料“手到擒来”。

在运动会或文艺演出时，我一般用单反相机的高速连拍模式拍照，这是因为很多精彩的场面转瞬即逝，无法花过多的时间来构图，但这样SD卡上的照片就会非常多。我先在电脑上新建一个文件夹，把照片全部复制到该文件夹里，再把这个文件夹发给钉钉上的我自己（图1）。待我精挑细选删除废片后，就可以把剩余的“精品照片”详细命名并上传到微云网盘。这样用微云网盘可以提取文件夹的外链，便于网上冲印或分享照片。

同理，视频草稿也可以用钉钉来备份，经过编辑后的视频，可以用腾讯微云来备份，这样发送给别人的时候，只需要发送外链，对方点击外链即可下载文件，省去了大量文件传输的时间（图2）。

如果班主任的资料实在太多了，可以新建一个钉钉群，群里只有自己一个人，这个群可以用来备份电脑上的各种文件。

对于一些有格式的文稿，我一般是先在Word上打好草稿，然后上传到微云网盘上。在另外一台电脑上，只要点击文件，就可以在线编辑，关闭文稿后，稍等片刻，文件就能自动保存，省去了下载、上传的步骤，也节省了另一台电脑的空间。此外，微云网盘既可以像本地硬盘一样放入、删除文件或文件夹，还可以用界面左侧的“最近”来查看刚刚上传或编辑过的文稿，非常快捷（图3）。

微云网盘提供了文件搜索功能，可以通过文件名的关键字快速定位网盘内的文件（图4）。

对于学生的身份证号码和家长的手机号码等纯文本资料，我一般用搜狗输入法来备份。和很多软件一样，现在的搜狗输入法也可以用账号和密码来登录。注册一个账号后登录，切换到中文输入法状态，在键盘上按下sfz，把鼠标放在sfz上，就会出现一个“添加短语”按钮。点击这个按钮，出现一个“添加自定义短语”窗口，将候选位置下拉为2，在下方的文本框内输入全班学生的身份证号码，点击确定，稍等片刻，这种设置就上传到搜狗输入法账户中了（图5）。此后，在任何一台电脑上登录你的搜狗输入法，切换到中文输入法状态，在键盘上按下sfz三键，选择第二个结果，就可以快速输入全班身份证号码了，这种方式可以备份任何纯文本数据，也可以用来记录教师或学生的荣誉，非常方便。

有朋友可能要问：为何不用百度网盘呢？因为微云网盘的账号密码和QQ一致，从这个角度讲，微云网盘比百度网盘更方便。

如果你不记得文稿的文件名，只记得文稿内容的关键词，这种文件在网盘上如何查找呢？据我所知，目前各大网盘都不支持此功能，但是我可以把文稿发到自己的QQ邮箱，以这种方式来备份文稿。下次忘记文件名，只记得文件内容的关键词时，只要在QQ邮箱右上角的搜索文本框内输入文稿内容关键词，按下回车键，稍等片刻，所有的相关文稿就都展现出来了（图6）。